Расходы, связанные с использованием автомобиля работника в служебных целях

Работники, использующие свои автомобили для нужд нанимателя в рамках трудового законодательства, имеют право на получение компенсации за их износ. Помимо компенсации им могут возмещаться расходы на топливо, проведение техосмотра, ремонта, страхования и т.д.  

Сумма начисленной компенсации по автомобилю, используемому работником в деятельности организации, связанной с производством и реализацией товаров, работ, услуг, учитывается при налогообложении прибыли (пункт 1 статьи 169, подпункт 1.7 пункта 1, подпункт 2.7 пункт 2 статьи 171 Налогового кодекса (далее – НК)):

• в составе затрат в полной сумме, если у работника разъездной характер работы;
• в составе прочих нормируемых затрат в пределах норм — для всех остальных работников.
  Данный вид компенсации с 01.01.2026 года облагается подоходным налогом в соответствии с абзацем 1 части первой пункта 4 статьи 208 НК.
   
  Возмещение расходов на приобретение топлива. Поскольку топливо используется работником как в служебных, так и в личных целях, возмещению подлежит стоимость только того топлива, расход которого для служебных поездок подтвержден документально (путевыми листами либо иными аналогичными документами). При этом возмещение расходов на топливо, приобретенное работником в интересах нанимателя, не является для него доходом и соответственно объекта налогообложения подоходным налогом в данном случае не возникает.
  При исчислении налога на прибыль стоимость топлива, израсходованного для служебных поездок, учитывается в составе нормируемых затрат в пределах норм, установленных на предприятии (пункт 1 статьи 169, подпункт 1.2 пункта 1 статьи 171 НК).
   
  Возмещение расходов на проведение техосмотра, ремонт и т.д. Возникновение у работника таких расходов напрямую не связано с использованием им своего автомобиля для служебных поездок, т.е. у работника расходы на техосмотр, ремонт и т.д. возникают независимо от того, использует он свой автомобиль для нужд нанимателя или нет. Соответственно возмещение работнику данных расходов не будет учитываться при налогообложении прибыли. В бухучете данные суммы отражаются в составе прочих расходов по текущей деятельности.
  В целях исчисления подоходного налога возмещение рассматриваемых расходов (кроме расходов на страхование автомобиля) относится к доходам, не являющимся вознаграждением за выполнение трудовых или иных обязанностей. Соответственно в течение года полученные суммы возмещения могут быть освобождены от налогообложения данным налогом в размере, установленном частью первой пункта 23 статьи 208 НК.
  
  

В отношении возмещения расходов на страхование автомобиля применяется освобождение от налогообложения подоходным налогом в размере, установленном пунктом 24 статьи 208 НК.